Tăng năng suất làm việc với 8 công cụ thiết yếu trên thanh công cụ truy cập nhanh trong PowerPoint 365

Nâng cao hiệu quả làm việc với PowerPoint: Tối ưu hóa quy trình thông qua thanh công cụ truy cập nhanh (QAT). PowerPoint với kho công cụ đồ sộ từ hiệu ứng động, chuyển tiếp đến hình dạng và hộp văn bản, mang đến khả năng tinh chỉnh bài thuyết trình vượt trội. Tuy nhiên, việc lựa chọn công cụ phù hợp từ danh sách đa dạng này có thể làm giảm đáng kể hiệu suất làm việc. Giải pháp tối ưu chính là tận dụng thanh công cụ truy cập nhanh (QAT) – một tính năng mạnh mẽ nhưng thường bị bỏ qua.

Mặc dù macro (trong các ứng dụng Microsoft khác) và phím tắt PowerPoint đều hỗ trợ tự động hóa và tăng tốc quy trình làm việc, chúng đòi hỏi kiến thức chuyên sâu về VBA hoặc khả năng ghi nhớ đáng kể. QAT nổi bật như một giải pháp thay thế trực quan và hiệu quả, cho phép người dùng cá nhân hóa thanh công cụ với các lệnh thường xuyên sử dụng. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách tùy chỉnh và khai thác tối đa tiềm năng của QAT, đồng thời chia sẻ những lệnh quan trọng được tích hợp trong quy trình làm việc chuyên nghiệp.

Lưu ý: Tính đến tháng 11 năm 2024, QAT chỉ khả dụng trong ứng dụng PowerPoint trên máy tính.

Kích Hoạt và Cá Nhân Hóa QAT

QAT được bố trí gọn gàng ở góc trên cùng bên trái cửa sổ PowerPoint. Nếu chỉ hiển thị logo PowerPoint và tên tệp, QAT chưa được kích hoạt.

Để kích hoạt, thực hiện các bước sau:

• Nhấp vào mũi tên xuống ở phía bên phải của bất kỳ tab đang mở.
• Chọn “Hiển thị Thanh công cụ truy cập nhanh”.
• QAT sẽ xuất hiện cùng với các nút mặc định như Lưu, Hoàn tác, Làm lại, Bắt đầu từ đầu và Tự động lưu.

Tùy chỉnh QAT:

• Xóa nút: Nhấp chuột phải vào biểu tượng cần xóa và chọn “Xóa khỏi Thanh công cụ truy cập nhanh”.
  Thêm nút:
• Nhấp vào mũi tên xuống “Tùy chỉnh Thanh công cụ truy cập nhanh”.
• Chọn lệnh từ danh sách hiện ra hoặc nhấp vào “Thêm Lệnh” để mở rộng lựa chọn.
• Trong cửa sổ Tùy chọn PowerPoint, sử dụng danh mục “Chọn Lệnh Từ” để tìm kiếm lệnh.
• Chọn lệnh cần thêm và nhấp vào “Thêm”.
• Nhấp vào “OK” để hoàn tất.
• Lưu ý: Một số lệnh, như hiệu ứng động, chỉ có thể được thêm vào dưới dạng menu đầy đủ chứ không phải từng hiệu ứng riêng lẻ.

Các Lệnh QAT Nâng Cao Hiệu Suất

Dưới đây là những lệnh QAT được tích hợp thường xuyên trong quy trình làm việc chuyên nghiệp, góp phần tối ưu hóa đáng kể thời gian và công sức:

• Hộp Văn bản: Cho phép chèn hộp văn bản nhanh chóng, hỗ trợ bổ sung thông tin và ghi chú bên lề linh hoạt.
• Dấu đầu dòng: Tạo danh sách ngắn gọn, dễ đọc, nâng cao hiệu quả truyền tải thông tin.
• Dán Đặc biệt: Dán văn bản từ nguồn khác mà không giữ lại định dạng gốc, đảm bảo tính đồng nhất về mặt hình thức.
• Chèn Ảnh: Tích hợp hình ảnh trực quan, minh họa nội dung hiệu quả, tăng tính thu hút cho bài thuyết trình.
• Căn giữa và Căn giữa: Căn chỉnh chính xác các đối tượng (hình ảnh, hộp văn bản) vào giữa trang trình bày một cách nhanh chóng, tạo bố cục chuyên nghiệp.
• Đưa lên trước: Điều chỉnh thứ tự hiển thị các đối tượng chồng chéo, làm nổi bật yếu tố quan trọng.
• Nhóm Đối tượng: Nhóm các đối tượng liên quan, cho phép thao tác di chuyển và thay đổi kích thước đồng thời, duy trì bố cục nhất quán.
• Trang trình bày chính: Thực hiện thay đổi định dạng đồng bộ trên toàn bộ bài thuyết trình (logo, phông chữ, hiệu ứng), đảm bảo tính nhất quán và chuyên nghiệp.