Notion Mail: Ứng dụng email mạnh mẽ nhưng siêu nhẹ cho người bận rộn

Vài năm trước, tôi đã “bó tay” với hộp thư Gmail của mình. Trước đây, tôi từng rất tỉ mỉ, gán nhãn cho mọi email mới đến và đánh dấu sao những email quan trọng để dễ dàng tìm lại sau này. Nhưng với công việc trong ngành báo chí và lượng thư rác ngày càng tăng, số lượng tin nhắn mới đã trở nên quá tải. Tính đến thời điểm viết bài này, tôi có hơn 21.000 email chưa đọc. Sau khi dùng thử ứng dụng email mới của Notion, tôi có lẽ đã có cơ hội “giải cứu” hộp thư của mình.

Với Notion Mail, Notion không cố gắng phát minh lại email. “Tôi cảm thấy mọi ứng dụng email đều có hệ thống riêng và nhiều ứng dụng có trải nghiệm làm quen khá ‘tôn giáo'”, Andrew Milich, trưởng nhóm Notion Mail, chia sẻ qua cuộc trò chuyện video. “Bạn biết đấy, hoặc là phím tắt, hoặc là tính năng sàng lọc, hoặc là hộp trò chuyện hay một cái gì đó khác. Chúng tôi đã cố gắng tạo ra một thứ gì đó nhẹ nhàng hơn.”

Milich hiểu rõ về các ứng dụng email cứng nhắc. Trước khi gia nhập Notion, ông là đồng sáng lập của Skiff, một startup cung cấp, trong số những thứ khác, email được mã hóa đầu cuối. Notion đã mua lại Skiff vào đầu năm 2024. Kể từ đó, nhóm Skiff đã làm việc trên Notion Mail. Đối với những người theo dõi, Notion Calendar cũng tương tự như vậy, ra đời từ việc công ty mua lại Cron.

“Chúng tôi muốn Notion Mail trở thành một sản phẩm email độc lập mà bạn yêu thích và muốn sử dụng ngay cả khi không dùng Notion, nhưng đồng thời cũng là một sản phẩm mà mọi người dùng Notion hiện tại sẽ thấy quen thuộc và thú vị”, Milich nói.

Đúng như vậy, người dùng Notion hiện tại sẽ thấy nhiều điểm quen thuộc. Ví dụ, trong cửa sổ soạn thư có hỗ trợ lệnh gạch chéo (slash commands), khối mã (code blocks) và các phím tắt Markdown. Tuy nhiên, những tính năng mới mà Milich và nhóm của ông tạo ra cho Notion Mail mới là điều khiến ứng dụng này trở nên thú vị.

Nhãn AI và chế độ xem thông minh

Điểm nổi bật bắt đầu với hai công cụ liên quan: nhãn AI và chế độ xem (views). Lần đầu tiên bạn mở Notion Mail, phần mềm sẽ phân tích hộp thư đến của bạn và đề xuất các nhãn được cá nhân hóa cho các danh mục thư rộng, đồng thời tạo các thư mục tương ứng nơi các email đó sẽ được tự động sắp xếp. Bạn có thể lọc, nhóm và sắp xếp email độc lập trong mỗi chế độ xem để tăng tính linh hoạt. Nếu bạn muốn tạo thêm nhãn AI, có một nút ở đầu giao diện để thực hiện việc này một cách nhanh chóng. Ngoài ra, bất kỳ nhãn nào bạn tạo thông qua Notion Mail sẽ được giữ nguyên trong Gmail và dữ liệu của bạn sẽ không được sử dụng để đào tạo các mô hình AI trong tương lai.

“Chúng tôi cố gắng đồng bộ hóa càng nhiều dữ liệu càng tốt, điều đó có nghĩa là tất cả các nhãn này, ngay cả những nhãn được AI áp dụng khi email được nhận, cũng được đồng bộ hóa với Gmail”, Milich nói, đồng thời cho biết thêm, “chúng tôi đã cố tình di chuyển các bản nháp và thư đã gửi xuống dưới và cố gắng tập trung người dùng vào việc gắn nhãn, chế độ xem và mẫu.”

Lên lịch dễ dàng với tích hợp Notion Calendar

Tính năng trụ cột cuối cùng của Notion Mail xoay quanh việc lên lịch. Với điều kiện bạn đã cấp quyền truy cập Notion Calendar vào Google Calendar của mình, bạn có thể chèn liên kết đặt lịch trực tiếp vào cửa sổ soạn thư bằng cách nhập “/schedule”. Đối với người nhận, chỉ cần một cú nhấp chuột là họ có thể đặt lịch hẹn với bạn.

Ngoài những tính năng lớn trên, Notion Mail còn cung cấp các công cụ tiết kiệm thời gian thông thường mà bạn có thể tìm thấy ở các đối thủ cạnh tranh, bao gồm gợi ý trả lời, phím tắt và trình soạn thảo AI tích hợp để soạn và chỉnh sửa tin nhắn. Ngoài ra còn có một thư viện đoạn trích (snippet library) mà bạn có thể sử dụng để tránh phải viết đi viết lại cùng một đoạn văn bản trong các email khác nhau.

Trong thời gian ngắn sử dụng Notion Mail, tôi nhận thấy ứng dụng này cực kỳ linh hoạt. Theo Milich, ứng dụng không được thiết kế để thúc đẩy người dùng đạt được một mục tiêu như “hộp thư không” (inbox zero) vốn không khả thi (hoặc thực sự hữu ích) trong bối cảnh hiện đại. Thay vào đó, ông hy vọng Notion Mail sẽ hạn chế lượng thời gian, năng lượng và sự chú ý mà việc quản lý hộp thư tiêu tốn của bạn, và cho đến nay, tôi có thể nói rằng nó đã thực hiện đúng điều đó.

Nếu bạn muốn tự mình dùng thử Notion Mail, Notion đang cung cấp ứng dụng này cho tất cả mọi người, kể cả người dùng miễn phí, mà không tính thêm phí. Bạn sẽ chỉ cần trả tiền cho ứng dụng nếu bạn thường xuyên sử dụng một số tính năng AI của nó. Khi ra mắt, ứng dụng hoạt động với Gmail. Milich cho biết hỗ trợ cho Outlook và iCloud nằm trong lộ trình phát triển, nhưng không chia sẻ ngày cụ thể.